Компаниите винаги търс
ят методи за рационализиране на процедурите и повишаване на ефективността в днешната забързана бизнес среда. Малките предприятия и стартиращите фирми редовно намират процеса на таксуване за досаден и неорганизиран. Въпреки че целият процес на таксуване отнема много време, той е важна част от всяка организация. Повечето потребители често плащат сметките си навреме, но няма гаранция, че това ще се окаже вярно за всеки бизнес.
Независимо от размера на компанията, всички предприятия трябва да разполагат с надеждна система за фактуриране. Всеки бизнес се нуждае от ефективна процедура за фактуриране на продажби, за да се гарантира, че сметките се плащат навреме и че работата на компанията протича гладко.
Фактурирането на продажбите е важен процес за всяка организация, тъй като гарантира, че клиентите получават коректна компенс B2B имейл списък ация за закупените от тях стоки и услуги. Въпреки това, фактурирането може да отнеме много време и е податливо на грешки, поради което много фирми сега използват автоматизация, за да ускорят процедурата.
Какво представлява автоматизираното фактуриране на продажбите?
Процесът на изготвяне и доставяне на фактури на потребителите за събиране на неплатени салда е известен като фактуриране. Фактурата е вид бизнес документи, използвани от фирмите, за да следят продажбите и да изискват пл politically engage people if market research ащания от клиенти.
По-специално, той съдържа информацията за контакт на купувача и продавача, както и продукта, който купувачът придобива, както и неговите цени и опции за плащане. Всеки бизнес използва фактура за продажба като вид документация за водене на записи.
Автоматизирането на фактурите, известно още като автоматизирана обработка на фактури или автоматизирано фактуриране, използва софтуер за обработка на получаването, администрирането и плащането на сметки на доставчици от началото до края. Автоматизацията на дължимите сметки (AP) значително съкращава времето, необходимо за ръчно обработване на фактурите, като намалява оперативните разходи и подобрява отношенията с доставчиците.
Увеличете максимално ефективността чрез използване на автоматизирана фактура за продажби
Основните предимства на автоматизираното фактуриране, чрез които можете да увеличите максимално ефективността на вашия бизнес, са:
● Намалява разходите за труд
Едно от основните предимства на автоматизираното фактуриране е, че то намалява разходите за бек-офис, като изисква по-малко ръчен труд. Просто казано, счетоводният екип няма да трябва да преглежда всяка фактура на ръка. Вместо това счетоводителите могат да служат като алтернатива, ако данните, извлечени от програмата за автоматизирана обработка на фактури, са непълни.
● Елиминира човешката грешка
Автоматизираната обработка на фактури на v малява възможността за човешка грешка. Следователно вероятно ще има много по-малко проблеми с вашите фактури. Намаляването или елиминирането на закъснели или пропуснати плащания може да помогне за подобряване на отношенията ви с доставчици. Точността на всяка фактура, еднаквостта на сметките, контролът на процеса, отчетността, отчетността, прозрачността и архивирането могат да бъдат подобрени с автоматизирана обработка на фактури.
● Ускорете процеса на фактуриране
С автоматизирана система за обработка на сметки, една компания може значително да ускори времето за обработка на фактурите, да намали административната тежест върху своя счетоводен екип и да насърчи положителни отношения с доставчиците.
● Подобрете системата за парични потоци
Подобреният паричен поток е друго предимство от използването на автоматизирани фактури за продажби. Компаниите могат да получават плащания по-бързо и правилно, когато фактурите се генерират автоматично от софтуерната система. Това може да повиши тяхната финансова сигурност и да им предостави повече свобода да участват в перспективите за разширяване на бизнеса .
● По-добро управление на данните на клиентите
В допълнение към тях, автоматизирането на процеса на фактуриране на продажбите може да помогне на бизнеса да управлява по-добре своите клиентски данни. Компаниите могат лесно и бързо да получат данните, от които се нуждаят, тъй като цялата им потребителска информация се съхранява на едно място. Това може да помогне за укрепване на връзките с клиентите и насърчаване на удовлетвореността на клиентите.
● Акценти на изключителни транзакции
Системата автоматично доставя изключение, което е съмнителна фактура, на упълномощено лице, което да наблюдава одобрението – например, когато пристигне фактура за продажба, която е значително по-голяма от свързаната с нея поръчка за покупка.
Процес на автоматизирана фактура за продажби
Процесът на автоматизиране на фактурите включва следното:
1. Мониторинг на фактури
Доставянето на хартиени копия на фактури на фирми става все по-необичайно. Вместо това фактурите се доставят като PDF файлове или файлове с изображения. Автоматизираният софтуер за електронна поща или RPA (Robotic Process Automation) ботове могат да се използват за автоматично идентифициране на имейли със свързани фактури и насочването им за извличане на данни.
2. Заснемане на фактури
Заснемането на фактури е процес на извличане на важна информация от фактури за продажби, като например име на фирма и данни за банкова сметка. Това е една от най-важните фази на автоматизираната обработка на фактури. Софтуерът за автоматична обработка на фактури, който използвате, може да бъде програмиран да изпраща записа на фактурата до администратор за ръчни прегледи, ако има някакви съмнения относно информацията, която е извлякъл.
3. Оценка на фактурата за продажба
За да сте сигурни, че транзакциите са легитимни, фактурите трябва да се сравняват със записите на транзакциите. Фирмите трябва да извършат няколко оценки, като кръстосана проверка с поръчки за покупка (PO), търсене на дубликати и гарантиране, че фактурата отговаря на разпоредбите за ДДС.
4. Записване на фактура за продажба
Фактури, които са били изпратени без поръчки за покупка (PO), ще бъдат добавени към акаунт в главна книга, а решенията за машинно обучение за автоматизирана обработка на фактури ще бъдат използвани за свързване на фактурите с правилните сметки.
5. Плащане
И накрая, за да покрие фактурите за продажба, бизнесът трябва да извърши плащане.
Заключение
Бизнесите биха могли да се възползват значително от автоматизирането на процеса на фактуриране на продажбите. Чрез рационализиране на процедурата може да се спестят време и пари, като същевременно се увеличи ефективността, грешките се намалят, точността се подобри и т.н.
Внедряването на решение за автоматизация може също така да подобри изживяването на клиента, като предлага по-бързо и по-точно таксуване. Никога не е имало по-добър момент за бизнеса да проучи автоматизирането на своя процес на фактуриране на продажби поради технологичния напредък и наличието на рентабилни алтернативи. Използвайки добър софтуер за фактури за продажби , компаниите могат да изпреварват конкуренцията, като същевременно разширяват бизнеса си.
